オンラインとオフラインの融合イベントを開催しました(TIS様主催 社員親睦会)

国内大手の総合ITサービス企業であるTIS様主催
参加者1500人を超える「オンラインとオフラインの融合イベント」の企画・開催を弊社にて承りました。

新しい時代の新しいイベントの形としてどのように企画しどのように成功したのか、レポートをお届け致します。

TIS様のホームページはこちら(TIS様のサイトへ遷移します)
https://www.tis.co.jp/

 

開催背景

コロナ禍により私たちの生活は一変しました。
企業はリモートワークを導入し、出社人数を減らし感染症対策に努めました。
大人数が集まるセミナーは「ウェビナー」という形でオンラインセミナーが主流となりました。
飲み会は激減し代わりにオンライン飲み会が流行しました。
巣ごもり消費により通販や食事の宅配需要が急増しました。

そんなwithコロナの時代を迎えてTIS様から

感染対策を十分に考慮した最低限の会場を使用し
参加者はオンラインで参加いただくイベントの企画・開催検討してほしいとご依頼頂きました。

そこで弊社では新しいイベントの形としてzoomを利用したオンラインと
実際の会場を使用したオフラインの融合によるイベントを企画致しました。

 

当日の様子

リアル会場ではソーシャルディスタンスを保ちつつご参加、会場にお越しでない皆様はオンラインでご参加

 

当日会場にお越しの方はTISの役員の皆様と会場でイベントに参加する方のみのため、
当然ではありますが開演間際でも至って静かな会場だったのが印象的でした。

親睦会のオンライン化の最大のメリットは気軽に参加ができること
間際までリモートで仕事をしていてもすぐに参加できますし、
ご家族やペットと同時出演という方も数多くいらっしゃいました。

実際に1500人超が大画面スクリーンに一斉に顔出しする様は新たな時代を感じさせる非常に斬新な映像となり圧巻でした。

また完全オンラインで実施するよりも、最低限の会場を押さえ、
実際に登壇してお話をされたり、参加型のゲームやクイズ大会、景品抽選会をすることの臨場感を感じることが出来、
会場もオンラインの皆様も盛り上がっていました。

新聞のみでタワーを作って高さを競うゲーム大会はオンラインでの応援も合わさり会場も盛り上がりました。

 

オンライン開催であることを利用し、自社ホームページからクイズを出題
社員の皆様はホームページを調べながら答えることが出来るというオンラインならではのゲームも(リハーサル風景)

 

個人的に良かったと感じたのは景品抽選会での当選者へのインタビューです。
顔出しで喜びを画面越しで伝えていただくのはオンラインならではという感じがして非常に良かったです。
オンラインだからこそ役員の方と気軽に接する機会が出来ていると思いました。

またイベント全体を通して参加者はコメントをすることができ、
リアルタイムでそのコメントが視聴画面に流れるため(ニコニコ動画のような感じ)
オンライン参加者も一体感を感じられる仕掛けとなっていたのも良い点だと感じました。

 

企画・開催者へのインタビュー

企画者はどのように成功への道筋を立てたのか、融合イベントの難しさとは、
今後このようなイベントは主流となりえるのか等、弊社担当者へインタビュー致しました。

企画・実施責任者
阪急阪神ビジネストラベル MICE営業部
静 加寿之

①依頼された経緯を教えて下さい

  • コロナ前まではオフラインでの親睦会の開催をご依頼いただいておりましたが
  • TIS様より「コロナ禍で集まれないけどどうにかして親睦会を開催したい。
  • 集まれないからこそ社員同士の親睦を図れるイベントを」という要望をいただき、
  • オンラインでいかに親睦を図れるかという点に重点をおき企画をお客様と共に考えていきました。
  • 現会長がとあるオンライン会議にご参加の際、
  • 「質問をオンラインでもらって登壇者が答えるといった形式がリアル会場での質問よりもきわどくなりおもしろいと
  • 感じられたことからこの形式での懇親会が出来ないか」
  • というアドバイスをいただいたのも後押しとなり、
  • 「インタラクティブ」 をテーマにオンラインとオフラインの融合イベントの検討を進めてまいりました。

②企画を任される範囲を教えて下さい

  • ゼロから全てお任せいただきました。
  • 複数の企画案を出し、TIS様にて検討いただくといった流れでイベント内容を詰めていきました。

弊社からも景品をご用意させていただきました。

③要望に対してどの程度答えられたか、予算等

  • 提案したものに対してリアクション、追加アイデアをいただきそれらに合わせて調整していきました。
  • また、個人情報のやり取りもありますので個人情報保護のフロー図なども提出させていただきました。
  • 予算については具体的には言えませんが、TIS様がご提示する範囲内で最大限ご要望をかなえられるよう調整致しました。

④設営にあたっての苦労話、没案

  • イベント関連会社に設営を依頼致しました。
  • 設営案は2パターン用意しましたがクオリティが高いためすんなり決まった印象です。
  • 没案については
  • 例えばオンラインでの参加者へリアル懇親会に参加している雰囲気で飲食をしながら参加していただこうと
  • オードブル、お飲物をオンライン参加者様に送るという案がありましたが、
  • 参加できない人は食事がただ届くだけになる、ため却下となりました。

プロのイベントスタッフによる入念なリハーサルの様子

⑤企画者として、このようなイベントは主流となると思われますか?

  • まだまだコロナ禍による影響で大規模なイベントの開催は難しい状況です。
  • 今どうしてもイベントをやりたい、こういうコロナ禍だから懇親を図りたいという需要はあります。
  • 大勢の方が一堂に集まるということが出来ない条件下では増加するかと思います。
  • 大勢の方が一堂に集まることによる一体感、交流という意味は大きいため
  • オンラインがそれにとって代わるかどうかはわかりません。
  • 1つのイベントをどのように開催するか、どのような方法で同様の効果を得られるかという意味では
  • 1つの選択肢にはなりえると考えます。

zoom接続テスト 1500人を超える同時接続も可能

⑥融合イベントのここがよかったという点を是非

  • オンライン参加者が気軽に声を発せられるよう、コメントが画面上で流れる機能を使い
  • 参加者同士での一体感を演出できたこと。
  • テーマでもあった「インタラクティブ」に沿ったイベントになったのではないかと思います。

⑦今回のイベントでのこだわり部分をお聞かせください

  • 企画するときに考えることは自分がいかに楽しいと思うかを軸にしております。
  • 普段MICE営業にて添乗業務も携わっていますが、自分が楽しいイベントを企画することで
  • 成功してきた事例がいくつもありました。
  • 今回のイベントもそういった考え方で企画してきました。
  • 今回のようなご依頼をいただき、それを検討いただき実現するTIS様の柔軟な対応に大変感謝しております。
  • コロナ禍の時代であっても常に変化を意識されているからこそのイベントの実現だと思っております。

 

新たなイベントのスタイルとして弊社では今後もオンラインとオフラインの融合イベントを企画していきますので
自社でも開催してみたいというご要望がございましたら、企画をご提案させていただきます。
是非阪急阪神ビジネストラベルMICE営業部までお問合せください。

  • お問合せ先
  • ㈱阪急阪神ビジネストラベル
  • MICE営業部
  • TEL:03(6745)7387
  • mail:grp-tyo@hhbt.co.jp